Fixkostenquote berechnen: Formel, Beispiel und Zielwerte nach Branche

Was zählt zu den Fixkosten und was nicht?

Fixkosten sind alle regelmäßig anfallenden Kosten, die auch dann entstehen würden, wenn das Unternehmen einen Monat lang keinen Umsatz macht, ohne dass Tools gekündigt oder Mitarbeiter entlassen werden. Diese Definition ist bewusst streng, weil sie den wirtschaftlichen Kern der Kennzahl trifft: Was als Fixkosten anfällt, kann in diesem Monat nicht mehr Gewinn werden. Liegt die Quote bei 80 %, bleiben rechnerisch höchstens 20 % des Umsatzes als Gewinn übrig, und davon gehen die variablen Kosten noch ab.

Variabel ist im Gegenzug alles, was mit dem Umsatz steigt und fällt. Wareneinsatz, projektbezogene Fremdleistungen, Material, Provisionen, Fracht und Zahlungsgebühren fallen nur an, wenn tatsächlich etwas verkauft wird.

Wie diese Positionen zusammengetragen werden, hängt von der Größe des Unternehmens ab. Wer als Einzelunternehmer mit wenigen Mitarbeitern arbeitet, kommt mit einer manuellen Soll-Auflistung aus, die einmal geschrieben und danach monatlich gepflegt wird. Sie sieht in dieser Größenordnung typischerweise so aus:

Mit wachsender Unternehmensgröße weicht eine solche Liste erfahrungsgemäß immer stärker von den tatsächlichen Kosten ab. Mit jedem Mitarbeiter, jedem Standort und jedem System kommen Positionen dazu, die im Kopf niemand mitführt. Ab einer Größe, in der mehrere Bereichsverantwortliche eigene Verträge abschließen, wird der Fixkostenblock monatlich aus den tatsächlichen Kontotransaktionen und der Kostenartenstruktur der Buchhaltung ermittelt statt aus einer Aufstellung im Kopf der Geschäftsführung.

Unabhängig von der Größe gilt eine Regel für alle Positionen, die nicht jeden Monat anfallen. Versicherungen, Jahreslizenzen, Wartungsverträge oder Boni werden mit einem monatlichen Durchschnittsbetrag angesetzt, sonst verzerren sie die Quote in den Monaten ihrer Fälligkeit und beschönigen sie in allen übrigen.

Wie genau werden die Fixkosten berechnet?

Steht die Summe der Fixkosten fest, fehlt für die Quote nur noch die Bezugsgröße. Sie wird durch einen repräsentativen Netto-Umsatz geteilt:

Fixkostenquote = Fixkosten ÷ Netto-Umsatz × 100.

Beide Größen müssen sich auf dieselbe Periode beziehen, und diese Periode muss repräsentativ sein. Bei saisonalem Geschäft oder schwankendem Projektvolumen wird der Durchschnitt der vergangenen drei oder sechs Monate herangezogen.

Ein Unternehmen mit 400.000 € Netto-Umsatz pro Monat und 230.000 € Fixkosten kommt damit auf 230.000 € ÷ 400.000 € × 100 = 57,5 %.

Welche Zielwerte gelten nach Branche?

Einen allgemeingültigen Zielwert gibt es nicht, weil die Quote vor allem davon abhängt, wie viel ein Unternehmen selbst herstellt oder leistet und wie viel es einfach zukauft und weiterverkauft. Ein Händler kauft ein und verkauft weiter, sein Kostenblock ist überwiegend variabel. Eine Agentur verkauft die Zeit fest angestellter Mitarbeiter, ihr Kostenblock ist fast vollständig fix. Sinnvoll vergleichen lässt sich die Fixkostenquote deshalb nur innerhalb einer Branche und eines vergleichbaren Geschäftsmodells.

Diese Werte sind Orientierungspunkte, keine Normwerte. Innerhalb jeder Branche gibt es je nach Preismodell, Kundenstruktur und Automatisierungsgrad mehrere Quoten, die als gut gelten können. Ihr Nutzen liegt woanders: Ein deutlicher Abstand zum Referenzwert ist ein Anlass, die eigenen Strukturen genauer anzusehen. Oft findet sich dann ein konkreter Grund, ein zu großes Büro, eine Verwaltung, die mit dem Umsatz mitgewachsen ist, oder zu niedrige Preise.

Warum ist eine hohe Fixkostenquote gefährlich?

Eine hohe Quote ist für sich genommen kein Fehler. Gefährlich wird sie durch zwei Eigenschaften, die sie dem Unternehmen mitgibt.

Zum einen schlägt jede Umsatzschwankung verstärkt aufs Ergebnis durch. Bricht Umsatz weg, sinken nur die variablen Kosten mit, der große Rest läuft unverändert weiter. Ein Umsatzrückgang von 10 % kostet dann schnell ein Drittel des Ergebnisses. Das gilt auch umgekehrt: Wer skalierbare Leistungen verkauft und gut ausgelastet ist, verdient bei steigendem Umsatz überproportional, gerade weil die Quote hoch ist.

Zum anderen ist der Kostenblock träge. Er lässt sich nicht in dem Tempo abbauen, in dem Umsatz wegbricht. Mietverträge laufen über Jahre, Kündigungsfristen über Monate, Leasingverträge bis zum Ende der Laufzeit. Die Lücke zwischen wegbrechenden Einnahmen und langsam schmelzenden Kosten wird aus der Liquidität finanziert, und genau diese Lücke bringt Unternehmen in Schwierigkeiten.

Kritisch ist deshalb nicht die Höhe der Quote, sondern ihre Kombination mit schwankendem Umsatz. Ein Unternehmen mit 60 % Fixkostenquote, dessen Umsatz überwiegend aus Wartungs- oder Retainerverträgen stammt, steht stabiler da als eines mit 40 %, das von drei Projektkunden lebt.

Steuert man besser nach Personalkosten oder nach Fixkosten?

Die häufigste Frage zu diesem Thema lautet, wie hoch die Personalkosten sein dürfen. Pauschal beantworten lässt sie sich nicht, und zwar aus einem strukturellen Grund: Die Höhe der Personalkosten steht immer im Zusammenhang mit den Dienstleistern und Tools des Unternehmens.

Statt eines angestellten Buchhalters übernimmt ein Steuerbüro die Buchhaltung. Statt manueller Dateneingabe erledigt ein Tool die Arbeit. In der Produktion senkt eine effizientere Maschine den Personalbedarf. In allen drei Fällen sinken die Personalkosten und steigen die Dienstleister- oder Softwarekosten. Der Fixkostenblock bleibt derselbe.

Zwei vergleichbare Unternehmen können deshalb völlig unterschiedliche Personalkostenquoten und trotzdem dieselbe Fixkostenquote haben:

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Unternehmen A hat eine Personalkostenquote von 30 %, Unternehmen B von 15 %. Wer allein auf diese Zahl schaut, hält B für doppelt so effizient. Tatsächlich sind beide Betriebe gleich effizient, die Kosten sind lediglich verschoben.

Daraus folgt eine klare Position: Ein Unternehmen wird nicht nach den Personalkosten gesteuert, sondern nach der Fixkostenquote. Wer die Personalquote zum Ziel erklärt, produziert genau die Bewegung, die im Bild oben von A nach B führt. Aufgaben wandern nach außen, die Quote sinkt, gefeiert wird eine Zahl, die sich verbessert hat, ohne dass das Unternehmen effizienter arbeitet. Die Fixkostenquote lässt sich auf diesem Weg nicht schönen, weil sie alle drei Posten zusammen erfasst.

Ob eine Verlagerung sinnvoll ist, entscheidet sich unabhängig von der Kennzahl. Dienstleister bringen spezialisiertes Wissen zu einem günstigen Einstiegspreis ins Unternehmen, ohne dass dafür eine Stelle geschaffen und besetzt werden muss. Das ist besonders dort attraktiv, wo die Leistung selten gebraucht wird oder eine Vollzeitstelle nicht auslasten würde. Für Aufgaben, die zum Kern des Geschäfts gehören und täglich anfallen, sprechen dagegen gute Gründe für eigene Mitarbeiter: Das Wissen bleibt im Haus, es entsteht keine Abhängigkeit von einem Anbieter und dessen Preisen, und die Reaktionszeiten sind kürzer. Die Frage ist also, welche Kompetenz dauerhaft im Unternehmen liegen soll und welche zugekauft werden kann. Ob die getroffene Entscheidung wirtschaftlich aufgeht, zeigt am Ende die Fixkostenquote.